《入党志愿书》是党员的重要档案，是党员身份最重要的证明材料。但是，往往有些党员的个人档案里找不到《入党志愿书》，党员身份的真实性难予认定，这种情况下就要补办《入党志愿书》。
一、调查核实，确认党员身份
当发现某位党员的档案里找不到《入党志愿书》时，由该同志现所在党支部调查核实，确认其党员身份。党支部要通过派人前往其入党地调查或函调等形式，核实其党员身份的真实性。只有在确认该同志党员身份的前提下，才能为其补办《入党志愿书》。
二、严肃认真，收集证明材料
为了使补办的《入党志愿书》足以证明其党员身份，既对党员个人负责，也对党组织和历史负责，因此，必须收集如下主要证明材料：
1、本人向组织部提交补办《入党志愿书》的申请要写清何时何地入党，入党介绍人是谁，党支部书记是谁等有关入党当时情况。
2、入党介绍人的证明材料。要写清何时何地介绍其入党等细节。（如两位入党介绍人都去世或无法查找，则应有两名以上熟悉当时情况的党员的证明材料）。
3、其入党所在党支部负责人的证明材料（证明人原则上要党支部书记，如无法找到，可找其他党支部委员）。要写清当时接收其入党的情况。
4、党支部讨论接收该同志为预备党员、讨论预备党员转正的支部决议复印件或摘抄件。
5、基层党委讨论接收该同志为预备党员、讨论预备党员转正的党委决议复印件或摘抄件。
上述除本人的申请之外的4项证明材料中，个人提供的证明材料，要写明提供材料人当时的身份；单位提供的证明材料，要必须加具公章，复印件或摘抄件则要写清材料出处、摘抄人或复印人，以示负责。如入党原单位因撤消、合并等原因现不存在的，属由原单位现归属单位出具证明（例如：八里乡由阜城镇出具）。
三、按照程序，做好补办手续
1、在确认党员身份并取得上列4项证明材料的基础上补办《入党志愿书》。程序如下：1、在《入党志愿书》封面上写明："因《入党志愿书》丢失，×年×月×日补办"，并加具现党支部或单位公章。
2、让补办人如实填写好《入党志愿书》第1页至第7页。填表时应注意，"本人经历"、"奖励或处分"、"家庭主要成员"、"主要社关"等栏目应反映入党当时的状况，入党后发生的情况不应填写。但第7页末尾的日期应填入党时的日期，再填上补办的日期，并写上"补填"字样。
3、将上列5项证明材料装订一起后交党组织审查。
4、召开支部大会，作出同意补办《入党志愿书》的决议。由现党支部组织召开支委会要负责地详细地向全体党员报告调查核实情况、支委会审查证明材料情况、在此基础上，形成支部决议，并将"决议"写入《入党志愿书》第9页中。"决议"的标题应定明"同意×××同志补办《入党志愿书》的决议"。"决议"中要写明党龄从何年何月何日算起。支部书记应签名。
5、党委会作出同意补办《入党志愿书》的决议，并写入《入党志愿书》第10页"基层党委审批意见"栏中，由党委书记签名，并加具公章。
6、组织部审查，在党委作出同意补办后，组织部将对其所补办的手续和证明材料进行调查核实，召开会议专项研究后签字盖章。
7、将补办的《入党志愿书》归入党员个人档案。
关于严格党员管理和入党手续的问答
中共中央组织部
编者按：最近，一些地方的党组织在接收、清理、审查党员档案过程中，发现和查处了一些伪造入党材料及党员组织关系介绍信的案例。这些问题告诉我们：在改革开放和发展社会主义市场经济的条件下，坚持从严治党，严格对党员的教育、管理和监督，必须从基层抓起，从基础工作做起。要严格按照党章规定的标准和有关规定吸收新党员，以保持党的先进性和纯洁性：必须坚决防止和查处在发展党员工作中的不正之风，杜绝利用接转党员组织关系和工作岗位变动之机造假，使不具备党员条件的人混入党内。现就有关严格党员管理和入党手续的几个问题予以重申和明确。
问：党组织对在工作调动中只有党员组织关系介绍信，档案中没有《入党志愿书》等入党材料的党员如何处理？
答：对那些在工作调动中只有组织关系介绍信，没有《入党志愿书》等入党材料的党员，转入地方或单位党组织必须认真进行甄别。无法认定其党员身份的，由调入单位党组织提出意见，报县或县级以上党委组织部批准， 不予承认其党员资格。若其原单位党组织出具证明（需由县或县级上党委组织部门审核），证实其党员身份的，现所在单位党组织要在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入本人档案。
问：党组织发现有的预备党员入党手续不完备、入党材料不全或填写混乱时，如何处理？
答：党组织在接转预备党员的组织关系后，应及时审查预备党员的全部入党材料，发现入党手续不完备、入党材料不全或填写混乱的，应及时与预备党员原单位党组织或其上级党组织联系，辨别真伪，弄清原因。确属不熟悉有关规定或工作程序出现的失误，由原单位党组织按照发展党员工作的有关规定，补办手续和材料；无法补办的，要在其《入党志愿书》“备注”栏中注明情况和原因。确属采取不正当手段弄虚作假，伪造手续进入党内的，经支部大会讨论通过，并报上级党组织批准，取消其预备党员资格；其中确实具备党员条件的，须重新履行入党手续。有关情况要及时报告上级党组织和通报原单位党组织。对造假者和有关责任者，应严肃查处。
问：党组织在即将离开学习，工作岗位的人员中发展党员，应注意哪些问题？
答：党组织对临近毕业、服役期满或准备外出择业等学习、工作岗位即将变动的发展对象，要继续做好培养教育和考察工作。对其中确实具备党员条件的，按照党章和有关规定，及时办理入党审批手续。为切实保证发展党员的质量，在发展对象离开学习、工作岗位前3个月内，一般不办理接收预备党员手续。有关党组织应负责地将他们的入党申请书、培养教育和考察情况材料等，连同本人档案及时转给接收单位党组织。在原单位已经接受一年以上培养教育的入党积极分子，接收单位党组织经过全面考察，确认其已经具备党员条件的，可以发展入党。
问：党组织对超过规定期限未接转组织关系的党员如何处理？
答：党组织应严格执行转移党员组织关系的有关规定，切实加强对党员组织关系介绍信的管理。对违反有关规定填写或开具的党员组织关系介绍信，接受单位党组织可不予接受，并退回开具单位的党组织。因个人原因无故超过有效期限的党员组织关系介绍信，应视为无效。无正当理由超过6个月未接转组织关系的，应视同自行脱党，由其党的组织关系所在单位支部大会讨论通过，并报上级党组织批准，予以除名。